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「テレワークが増えてオフィスに出社する機会も少なくなり、働き方にモヤモヤしている」そんなことを考えていませんか。
新聞やネットなどで、「仮想オフィス」という単語を耳にして、どんなサービスなのか知りたいと思っている方もいるでしょう。しかし、仮想オフィスなどのサービスは似た名前のサービスも多く、誤った認識をしてしまい兼ねません。
誤った認識でいると、仮想オフィスについてよく分からず、折角ある社内環境を活性化できるサービスを知らないまま過ぎていくでしょう。
この記事では、仮想オフィスがどんなサービスか1ページでわかり、仮想オフィスと似たサービスとの違いもわかりやすく解説しています。仮想オフィスについて理解し、知識を増やしたい方はぜひ参考にしてください。
バーチャルオフィスACRON池袋 / サービス責任者
北原 述
全国にあるバーチャルオフィスを1,000近く調査し、その情報を元にWEBメディアを運営。過去から現在に渡り、実際にバーチャルオフィスを利用中。自身でも池袋にバーチャルオフィスを運営中。
仮想オフィスとは
仮想オフィスとは、インターネット上にオフィスを構えて、現実世界のように社員同士で雑談や会議などができるオフィスのことです。
バーチャルオフィスとも呼ばれています。
コロナの影響でテレワークを実施する企業が増え、社員はオフィスに出社する機会が減りました。テレワークは、オフィスまで移動しなくても仕事ができるメリットがある反面、コミュニケーションの機会が減り、連帯感を感じにくいなどの問題もあります。
そういった問題を解決する方法として注目されているのが、「仮想オフィス」なのです。
仮想オフィスのサービス内容
仮想オフィスは、インターネット上にオフィスを構えることができるとお伝えしました。
では具体的に、仮想オフィスのサービスはどのような内容があるのでしょうか。主な3つの機能を解説します。
仮想オフィス空間のカスタマイズ
仮想オフィスは、現実世界では実現できないような機能が盛り込まれています。その一つが、仮想オフィス空間のカスタマイズです。
例えば、仮想オフィスのレイアウトを自由に変えて、普段コミュニケーションをあまり取らない他部門の社員と会話をすることも可能です。
バーチャルオフィスACRON池袋
北原述のコメント
仮想オフィス空間のカスタマイズ性により、オフィスでコミュニケーションを取っている感覚で仕事をすることができるでしょう。
出社管理及びチャットやWEB会議機能
テレワークでの仕事は、出退勤を正確に把握しづらいという問題点がありました。
仮想オフィスの出社管理システムを使うと、入退室のログイン管理や勤怠管理を行うことができるため、社員の勤務状況を一目で把握することが可能です。
バーチャルオフィスACRON池袋
北原述のコメント
チャット機能やWEB会議ができるため、コミュニケーション不足の解消やチームの連携がとりやすくなる事につながります。
画面や資料の共有
仮想オフィスでは、会話やチャット機能以外での情報共有の他に、画面や資料などの情報共有も可能です。
画面や資料を共有しながらWEB会議をすることもできるので、効率よく仕事ができます。
仮想オフィスを利用するメリットとデメリット
仮想オフィスがどのようなものかわかったところで、仮想オフィスを利用するメリットとデメリットを見ていきましょう。
仮想オフィスを利用するメリット
仮想オフィスを利用することで、どのようなメリットを得られるのでしょうか。
以下の2つのメリットを解説していきます。
- 社員同士のコミュニケーションがとりやすい
- 仕事の状況が可視化される
まず一つ目のメリットに、仮想オフィスの導入によって社員同士のコミュニケーションの取りやすくなります。
テレワーク中はオフィスに出社する機会が減り、一人での仕事に孤独感を感じている人もいるでしょう。
仮想オフィスの導入によって、社員のログイン状況や何をしているのかが把握しやすくなり、気軽に話すことができます。
人間関係を円滑にし、孤独感やコミュニケーション不足を解消できることがメリットの一つです。
二つ目のメリットは、仕事の状況が可視化されることです。
仮想オフィスによって仕事の状況が可視化され、上司からのフィードバックも受けやすくなります。
その結果、チーム一帯で仕事をしている感覚になり、出社していた時と変わらない緊張感をもって仕事ができるでしょう。
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北原述のコメント
コミュニケーションが円滑になるのは、単純にコミュニケーションが増えるという事だけではなく、不要なコミュニケーション省く事もできるので、最低限のコミュニケーションで済ませたい方にも適しているでしょう。
仮想オフィスを利用するデメリット
次に、仮想オフィスを利用するデメリット2つを解説します。
- 操作が難しく扱いに困る可能性がある
- 監視されているようでストレスに感じてしまう場合も
一つ目のデメリットは、操作が難しく扱いに困る可能性があることです。
仮想オフィスは新しいサービスで、多くの人が利用経験がなく、使いこなすまでに時間がかかることもあるでしょう。
特に、ITツールの操作が苦手な人にとっては、大きな負担になり得るかもしれません。
二つ目のデメリットは仮想オフィスの導入により、監視されているようでストレスを感じてしまうという点です。
仮想オフィスは勤怠管理ができる一方で、機能によってはカメラを常にONしている状況の中で仕事をするので見張られている感覚になる人もいます。仮想オフィスを導入する際は、仕事がしやすい環境整備が必要です。
バーチャルオフィスACRON池袋
北原述のコメント
ITに触り慣れていない方には、仮想オフィスツールは余計な手間が増える事にもなり兼ねません。ビジネスを円滑にするツールなので、年齢層が高めでITを触り慣れていない会社は導入しない方が良いかもしれません。
仮想オフィスの利用が向いている会社
ここまで仮想オフィスの解説をしてきましたが、全ての会社に利用を推奨できるわけではありません。
では、どのような会社が仮想オフィスの利用に向いているのでしょうか。大きく2つに分けて解説していきます。
一つのプロジェクトが大きく、大多数の社員管理が必要な会社
一般的なビジネスでは一つのプロジェクトが大きくなるにつれ、そこに関わる人も増えていきます。そのような大多数の社員管理が必要な会社が、仮想オフィスの利用に向いています。
プロジェクトに関わる人数が増えるとトラブルも発生しやすくなり、プロジェクト管理を任されるマネージャーは管理が大変になります。
仮想オフィスの導入により、社員の出社状況やどういう状況で何をしているのかが把握しやすくなるため、大多数の社員も管理ができるようになるでしょう。
バーチャルオフィスACRON池袋
北原述のコメント
テレワークになって、社員によっては業務効率が落ちる事もあるでしょう。自宅での作業だとマネージャーは中々業務に介入するのが難しくなります。仮想オフィスは、そんなマネージャー業を手助けできるサービスです。
社員に独創的なアイディアを求めている会社
社員に独創的なアイディアを求めている会社も、仮想オフィスの利用に向いているでしょう。
仮想オフィスの導入によってコミュニケーションが活発になり、会話や雑談の回数が増えます。
バーチャルオフィスACRON池袋
北原述のコメント
雑談の中でアイディアが生まれ、大きなプロジェクトにつながり成功した事例もあることから、独創的なアイディアを求める会社にも向いているといえます。
まとめ：仮想オフィスとは
仮想オフィスは、テレワークが増えてオフィスに出社する機会が減り孤独感や働き方にモヤモヤしている方の悩みを解決してくれるサービスでした。
具体的なサービス内容をまとめると、
- 仮想オフィス空間のカスタマイズで、実際のオフィスのように社員と仕事ができる
- 出社管理やチャット、WEB会議が行えて仕事効率が上がる
- 画面や資料の共有が可能
上記のように一人で作業をしていても孤独感を感じにくく、オフィスで働く感覚で仕事ができる環境になるでしょう。
この記事を参考に仮想オフィスについて理解し、テレワーク中のモヤモヤを解消する手助けになれば幸いです。
バーチャルオフィスACRON池袋
北原述のコメント
バーチャルオフィスと聞くと、住所貸し出しサービスを思い浮かべるかもしれませんが、このページで紹介しているバーチャルオフィスは仮想オフィスの事です。同じサービス名で混同しないよう気をつけましょう。