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インターネットの普及によって、いま、働き方やオフィスの形が変化してきています。新型コロナ拡大もあり、テレワークを含めたオンラインでのやりとりが広まっている中で急速に注目を集めているのがバーチャルオフィスです。
実際にオフィスを構えることなく住所や電話番号などをレンタル出来るバーチャルオフィスは、家賃や設備代がかからずコストが抑えられるというのが最大の特徴です。新しく会社設立を考えている方にとって、初期費用が抑えられることは大きなメリットといえます。
しかし、問題はバーチャルオフィスの住所が法人登記に使えるか、です。ここではバーチャルオフィスの法人登記について法律に基づいて詳しく解説していきます。
法律に基づき解説！バーチャルオフィスで法人登記はできるのか？
法人登記の際には、本店所在地住所の届出が定められていますが、実際に入居していないオフィスの住所登記が果たして可能なのでしょうか。
結論：バーチャルオフィスでも法人登記は可能
結論から言ってしまいましょう。バーチャルオフィス住所での登記は可能です。商業登記法上、本店所在地住所の制限はないのです。バーチャルオフィスはもちろん、自宅や賃貸マンションの住所でも法人登記は可能なのです。
しかし賃貸マンションなどについては、契約時に法人利用不可とされている場合もあり、勝手に登記してトラブルになる可能性があります。法人登記可能としているバーチャルオフィスは、あらかじめ法人が利用する前提の物件なのでそのような心配がありません。
ホームページ、チラシ、名刺などで住所公開も可能！
また、自宅住所など個人情報を開示したくない場合も、バーチャルオフィスであれば都内一等地で法人登記することが出来、会社の信用に繋がります。ホームページやチラシ、ご自身の名刺にバーチャルオフィスの住所を記載することも問題ありません。
ただ、実体のある住所でないと登記が出来ない業種もあります。古物商、税理士、司法書士や不動産業などはバーチャルオフィスを利用出来ません。ご自身の業種がバーチャルオフィスを利用出来るのか確認してから利用しましょう。
また、同一のバーチャルオフィス住所に同じ屋号、法人名で法人登記は出来ません。利用前に類似した法人がないか確認が必要です。
バーチャルオフィスを活用した法人登記で必要なこととは？
バーチャルオフィスの住所を法人登記に使用する前に、まずバーチャルオフィスとの契約が必要となります。以下のことは確認してから契約を行いましょう。
契約するバーチャルオフィスに類似した名称の登記がないか
先に述べたとおり、同一の住所で同じ法人名、屋号で登記を行うことは出来ません。類似している名前であれば登記出来る場合もありますが、バーチャルオフィス側の管理の面からも紛らわしく出来れば避けたいものです。
バーチャルオフィス住所にマイナス情報がないか調べる
バーチャルオフィスは複数の人々に住所を貸し出しています。バーチャルオフィス側に問題はなくとも利用者にあまり良くない形で使われてしまったことがあるかもしれません。ご自身の会社の信用にも繋がるので、契約する予定のバーチャルオフィス住所にマイナスの情報がないかは調べてみた方が良いでしょう。
内見をする
遠方に居住されている方にとっては、内見は骨の折れることかと思います。しかし、バーチャルとはいえ、ご自身の会社の住所となる場所です。その物件がどのような場所にあり、中はどのような雰囲気なのかを把握しておくことは非常に大事なので必ず内見をしましょう。
バーチャルオフィスとの契約からの流れ
ご自身が納得して契約申し込みの流れになった場合、バーチャルオフィス側からも審査を行います。所定の申請書類にモレがないように申し込みましょう。不動産賃貸契約などと違い、バーチャルオフィスの審査は比較的早く済みますが、書類に不備や出し忘れがあると時間がかかってしまいます。
法人登記にバーチャルオフィス住所を使用する場合、バーチャルオフィスの料金体系によって手数料がかかるところと月額費用に含まれているところがあります。
実際の法人登記手続きは自分で行う
たまに勘違いされる方がいらっしゃいますが、バーチャルオフィスは法人登記しても大丈夫だという住所を貸し出すだけで、実際の法人登記の手続きはご自身で行うことになります。また、その際の諸費用は自己負担となります。
法人登記には、定款の作成をはじめ必要書類が多々あります。全て自分で行っても構わないのですが、専門家にお願いした方が間違いがなく早く済みます。バーチャルオフィスの中には行政書士や司法書士の紹介を行っているところもあるようです。
注意！バーチャルオフィスで銀行口座開設はできるの？
法人、個人を問わず銀行口座を開設する場合の審査が厳しくなっています。理由はマネーロンダリングや詐欺で悪用されるケースが多数発生しているからです。バーチャルオフィスを犯罪に使ったケースも残念ながら報告されています。
では、バーチャルオフィスの住所では銀行口座が作れないのか？
実は銀行にもよりますが、バーチャルオフィスの住所だからといって即断られることはありません。銀行側はその法人が信用出来るかを厳格に審査しており、口座開設がみおくられる場合は事業目的や資本金の額など住所以外の部分にも原因があるようです。
銀行口座を開設する場合は、金融機関の手続き方法をよく調べて必要書類のモレが無いように、加えて事業目的、資本金などで信用出来る法人だと証明することが大切です。
もう一つ、そのバーチャルオフィスに受付がいない場合は注意が必要です。口座開設後のキャッシュカード等は登録住所に書留で送られますが、別住所への転送は出来ません。あらかじめバーチャルオフィスに書留等の受取サービスがあるか確認して下さい。
【バーチャルオフィスを利用して銀行の法人口座開設ができるかより詳しく知りたい方はこちらの記事もチェックしてみてください。】
まとめ：バーチャルオフィスの法人登記について
バーチャルオフィスの法人登記についてまとめてみましたが、いかがだったでしょう。少しは不安がなくなりましたか？では、ポイントをおさらいしてみます。
- バーチャルオフィス住所で法人登記は出来る、ホームページ、チラシ、名刺などで住所公開も可能！
- 法人登記を考えるのであれば、バーチャルオフィス契約前に良く調べて内見もしておこう！
- 実際の登記手続きにかかる諸費用は自己負担になるので注意！
- 銀行に法人口座を作れるかは信用度による。
最初に述べましたが、バーチャルオフィスの最大のメリットはコストが抑えられるということです。特に少ない資金で起業しようという方は事業が軌道に乗るまで費用をどれだけ抑えるかが非常に大切です。バーチャルオフィスを上手に利用していきましょう。